Excel 2019中最有用和被忽略的功能

1、条件函数

条件语句可用于显示数据，具体取决于静态或动态的其他数据。Excel中的条件语句包括“ if”，“ and”，“ or”和“ not”。这些函数中的每一个都代表一个可用于显示条件数据的不同逻辑表达式。

在下一个示例中，我们将使用下图中显示的数据：

（代表客户收入的测试数据）

测试数据代表虚构的客户以及这些客户的收入。请记住，您不需要记住这些公式和函数。您可以单击功能查找按钮以查找要使用的功能，然后快速查看功能正常运行所需的参数和语法。

如果

“ if”语句告诉Excel根据“ if”值满足特定条件显示数据。此条件语句可能是Excel中最常用的条件，因此本节重点介绍“ IF”，但功能和语法可用于Excel 2019中的其他条件语句。

假设您要根据收入显示VIP客户。您可以根据收入列中显示的金额，使用“ if”语句在单元格中显示“ VIP”。我们将使用E列显示每个函数的结果。单击E1单元格，然后单击功能按钮以打开“查找”窗口。双击“ IF”选择以打开一个询问功能参数的窗口。

（函数参数配置窗口）

请注意，第一个选项是“逻辑测试”参数。我们希望为收入超过$ 500的所有客户设置VIP状态。您可以单击输入按钮（向上箭头图标）或键入一个值。在此示例中，我们键入B2> 500，这意味着您要测试B2中的值是否大于500。

接下来的两个输入文本框是逻辑测试返回true或false时要显示的内容。如果B2中的值大于500，则该函数返回true。为此结果输入VIP。如果B2不大于500，则该函数返回false。如果函数返回false，则可以显示其他措词。在此示例中，我们将使用“ NOT VIP”作为错误返回的措词。

完成后，单击“确定”按钮以应用更改。创建这些公式时，仅会评估一个单元格。结果显示在E1中。

（IF功能的结果）

我们不仅要评估一位客户。我们希望Excel在每一行显示这些结果。请注意，我们在E1中有结果，通常您会在E2中得到这些结果并向下流到每一行，但为简单起见，我们使用顶部单元格。

Excel具有名为“ Fill Down”的功能，可将单元格内容**到每一行。将公式作为单元格内容时，Excel 2019会评估模式并自动更改公式中使用的单元格（在本例中为B2）并更改单元格以表示下一行。

突出显示E1，然后突出显示到E20的单元格。在“编辑”部分的“主页”功能区选项卡中找到“填充”按钮。

（填充按钮位置）

对于包含选定公式的原始单元格以及要**到的单元格，请单击“填充”按钮。单击“向下”，但是请注意，您可以沿Excel中的行和列在每个方向上进行**。Excel 2019将在**值时自动识别行号必须增加一。结果是一个单元格列表，告诉您哪些客户是VIP。

（根据IF公式填充动作）

如果要匹配客户行旁边的单元格，请单击E1，然后选择“插入”。选择“向下移动单元格”，Excel将重新计算公式并将数据向下移动并与客户记录移到同一行。

2、日期和时间

就像数值一样，您需要一种处理日期和时间值的方法。日期和时间值对于大多数报表而言至关重要，并且Excel具有使用这些值的几种功能。您可以添加值，例如为日期添加30天。您还可以从日期中提取值，并用它来显示信息。例如，您可能有一个日期，但想使用月份来计算值。您可以从日期中提取月，日或年，然后显示或在计算中使用。

最常用的日期和时间函数之一是“现在”。now函数获取日期和时间，并将其显示在所选单元格中。此函数不带任何参数，因此它是在Excel中最容易使用的函数之一。

要测试此功能，请单击电子表格中的任何单元格。然后在单元格中键入以下文本：

=现在（）

按“ Enter”后，Excel 2019在单元格中显示结果。Excel使用的日期和时间来自本地计算机。

（NOW函数的结果）

您会注意到时间使用的是24小时军事标准，但是您可以更改格式以所需的方式显示它。您还记得吗，我们讨论了在Excel单元格中格式化数字和其他值的方式，其中包括日期。在大多数业务应用程序中，您希望以标准符号查看时间，但是您也可以从单元格内容中删除时间。您可以使用“主页”功能区选项卡中数字下拉菜单中的格式选项来执行此**作。

（格式选项下拉菜单）

在下拉菜单中，您会注意到几个日期格式选项。您可以删除日期并仅显示时间。您可以显示长日期或短日期。在此示例中，我们将仅显示短日期。单击包含日期的单元格，然后单击下拉列表。选择“短日期”，并注意从“现在”功能显示的值仅在单元格中显示月，日和年。

Excel还具有YEAR，MONTH和DAY函数来构成日期的一部分。在此示例中，我们将仅在单元格中显示年份。在F3单元格中，键入以下内容：

= YEAR（NOW（））

请注意，NOW函数用作YEAR函数中的参数。您可以将函数内的函数用作参数，以使公式更复杂，但仅需一个单元格即可满足需要。上面的示例仅显示F3单元格中的年份，因此您可以从更复杂的函数中去除整数值。

3、文字功能

Excel 2019具有使用文本的几种不同功能。您可以使用部分文本，使用FIND函数获取字符串模式的位置，替换值并获取字符串的长度。本节介绍您将在Excel电子表格中使用的最常见的文本功能。

串联函数（CONCAT）合并两个字符串并显示结果。例如，您可能已将Access中的数据表导入到Excel中。通常，数据库具有“名”和“姓”列。您可能需要将这两列合并到一个显示客户名字和姓氏的单元格中。因此，可以使用CONCAT函数。

单击功能按钮以打开搜索窗口。在搜索中键入“ concat”，然后双击“ concat”结果以打开配置窗口。

（CONCAT函数参数）

请注意，在上图中，使用了三个输入参数。中间有您需要的名字和姓氏之间的空间。您也可以使用单元格值，但为简单起见，显示了静态值以说明CONCAT函数的工作方式。

结果在所选单元格中显示“ James Johnson”。

LEN（长度）功能显示单元格中文本的长度。长度返回一个整数值，您可以出于其他原因在报表中使用该整数值，例如根据列中最大单词的长度进行格式化。

再次单击功能按钮，然后键入“ len”以找到长度功能。双击“ LEN”选项以打开配置窗口。

（LEN配置窗口）

在上图中，我们引用的文本在A2单元格中。Excel为您提供了单元格中内容的预览。在这种情况下，“ Jacob”存储在该单元格中，返回的长度为“ 5”。单击“确定”，所选单元格将显示A2中单元格值的长度。如果您决定对收入电子表格中的整个客户集运行LEN功能，则可以再次使用“填充”功能在所有行上运行LEN。

最后的常用功能是FIND功能。此函数在字符串中搜索设置的参数值，并在找到模式后为您提供找到的模式的位置。如果找不到，则FIND函数返回0。

在下一个示例中，我们将使用FIND函数在A2单元格中搜索文本模式。我们知道此单元格包含文本“ Jacob”，因此我们将在此单词中找到字符串“ cob”。我们知道此值位于位置3，因此您应该期望看到返回的值“ 3”。

再次单击功能按钮，然后在搜索文本框中键入“ FIND”。双击结果中返回的“ FIND”函数，您将看到语法窗口显示询问参数。